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Medizinische Praxen, die WIO nutzen, eliminieren Nichterscheinen mit automatischen Mehrkanal-Erinnerungen und füllen stornierte Slots automatisch aus Wartelisten. Alle Funktionen ansehen

Medizinische Terminplanung

Jeder Slot besetzt. Jeder Patient erinnert. Nichterscheinen reduziert. Ein für die Allgemeinpraxis entwickelter Mehransicht-Kalender — Tages-, Wochen- und behandlerindividuelle Ansichten, Online-Selbstbuchung, automatische SMS- und E-Mail-Erinnerungen, intelligente Wartelistenbesetzung, Telemedizin-Link-Generierung und Wiedereinbestellungsprogramme für chronisch Kranke, die sich selbst verwalten.

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Ein leerer Terminslot ist entgangener Umsatz. Ein verpasster Termin ist ein Patientenergebnis, das dem Zufall überlassen wird. Manuelle Terminplanung — telefonische Buchungen, handschriftliche Terminbücher, Erinnerungsanrufe — vergeudet Personalzeit und produziert dennoch Nichterscheinen und Lücken. Das Terminmodul von WIO CLINIC gibt Ihrer Praxis einen Echtzeit-Mehrbehandlerkalender mit patientenseitiger Online-Buchung, automatischen Erinnerungen über SMS, E-Mail und WhatsApp, Wartelistenverwaltung, die Stornierungen ohne Anruf auffüllt, und Wiedereinbestellungsprogrammen, die chronische Patienten planmäßig zurückbringen. Von der ersten Buchung bis zur Nachsorge wird jeder Terminschritt erledigt.

Echtzeit-Kalendersynchronisierung

Behandlerkalender aktualisieren sich in Echtzeit, wenn Buchungen online, durch Personal oder über Wartelistenbesetzungen vorgenommen werden. Keine Aktualisierung erforderlich, kein Doppelbuchungsrisiko. Jede Änderung ist sofort für alle Mitarbeitenden mit Kalenderzugang sichtbar — einschließlich Rezeption, Pflegepersonal und klinischem Personal.

Patientenbestätigungsverfolgung

Auf einen Blick sehen, welche Patienten bestätigt haben, welche nicht geantwortet haben und welche abgesagt haben. Gezielte Erinnerungs-Follow-ups an unbestätigte Termine senden. Der Bestätigungsstatus aktualisiert sich automatisch, wenn Patienten auf SMS- oder E-Mail-Erinnerungen antworten — keine manuelle Nachverfolgung.

Kennzeichnungen für Vorab-Genehmigungen der Versicherung

Terminarten kennzeichnen, die vor dem Besuch eine Vorab-Genehmigung der Versicherung erfordern. Mitarbeitende werden bei der Buchung darauf hingewiesen, damit die Vorab-Genehmigung eingeholt werden kann, bevor der Patient eintrifft — um Abrechnungsstreitigkeiten und tageszeitliche Stornierungen aufgrund von Versicherungsproblemen zu verhindern.

Laufpatienten- und Tagesplanung

Laufpatienten werden registriert und in verfügbare Tagesslots eingeplantt, ohne den bestehenden Terminplan zu stören. Der Kalender zeigt die Echtzeit-Verfügbarkeit, sodass Mitarbeitende den nächsten freien Slot anbieten können. Das Laufpatienten-Volumen wird separat für Kapazitätsplanung und Personaloptimierung erfasst.

Online-Selbstbuchung und Echtzeit-Verfügbarkeit

Patienten buchen ihre eigenen Termine über eine gebrandete Buchungsseite — sie wählen ihren Behandler, die Terminart und die Zeit aus der Live-Verfügbarkeit. Kein Anruf, kein Hin und Her. Neue Patienten schließen die Registrierung während des Buchungsflusses ab; bestehende Patienten werden ihrem vorhandenen Datensatz zugeordnet. Personal sieht alle Online-Buchungen sofort im Kalender mit vorausgefüllten Patientendaten erscheinen

Buchungen

Selbstbedienung, 24/7

Automatische Mehrkanal-Erinnerungen und Wiedereinbestellung

Terminerinnerungen werden automatisch per SMS, E-Mail und WhatsApp versendet — 48 Stunden vorher, 2 Stunden vorher oder nach einem von Ihrer Praxis definierten Zeitplan. Patienten bestätigen oder stornieren per Antwort; Stornierungen lösen sofortige Wartelistenbesetzungen aus. Wiedereinbestellungsprogramme für chronische Erkrankungen (Hypertonie, Diabetes, Schilddrüse) planen automatisch den nächsten Besuch im von Ihrem Protokoll festgelegten Intervall — keine manuelle Nachsorge erforderlich

Erinnerungen

Automatisiert, Mehrkanal

Nichterscheinensquote von 28 % auf unter 9 % gesunken

"Wir haben Patienten am Vortag angerufen, um sie zu erinnern — das war eine Stunde Personalzeit täglich, und wir hatten trotzdem Nichterscheinen. Das automatische Erinnerungs- und Wartelistensystem von WIO hat alles verändert. Wenn jemand absagt, erhält der nächste Patient auf der Warteliste automatisch einen Buchungslink. Unser Terminplan bleibt voll, und unser Team hat aufgehört, Telefon-Tag zu spielen."

Dr. Ahmed Al-Rashid

Ärztlicher Direktor Allgemeinmedizin

Mehrbehandlerkalender mit Ressourcenverwaltung

Jeder Behandler, jeder Raum, jedes Gerät — eine Ansicht

Der Terminkalender zeigt alle Behandler, Konsultationsräume und gemeinsam genutzte Geräte nebeneinander. Tages-, Wochen- und Behandleransichten ermöglichen es, die Praxiskapazität auf einen Blick zu sehen und zu verwalten. Terminslots sind nach Behandler konfigurierbar — Konsultationsdauer, akzeptierte Terminarten, Pausenzeiten und maximale Tageslast. Doppelbuchungen werden auf Systemebene verhindert. Für Praxen mit mehreren Standorten ist der Terminplan jedes Standorts über eine einzige Oberfläche einsehbar und buchbar, mit Patientenverlegungen zwischen Standorten ohne erneute Registrierung.

Wartelistenverwaltung und Stornierungsrückgewinnung

Stornierte Slots werden automatisch besetzt — Ihr Terminplan bleibt voll

Wenn ein Patient absagt, identifiziert das System sofort den nächsten geeigneten Wartelistenpatienten anhand von Terminart, Behandlerpräferenz und Verfügbarkeit und sendet ihm einen Buchungslink mit einer Bestätigungsfrist. Wenn dieser nicht antwortet, erhält der nächste Patient auf der Liste das Angebot. Der Prozess ist vollständig automatisiert — Mitarbeitende müssen keine Anrufe tätigen oder Slots manuell neu zuweisen. Warteschlangenpriorität, Patientenpräferenzen und Dringlichkeitskennzeichnungen sind alle konfigurierbar. Stornierungsanalysen zeigen Muster nach Behandler, Tageszeit und Terminart, sodass Sie Planungsrichtlinien anpassen können.

Telemedizin und virtuelle Konsultationsplanung

Videokonsultationen geplant, erinnert und aus demselben Kalender gestartet

Telemedizintermine werden direkt im Praxiskalender erstellt — das System generiert für jede Sitzung einen eindeutigen Videolink, sendet ihn an den Patienten in seiner Erinnerung und stellt ihn dem Behandler zum Zeitpunkt des Termins zur Verfügung. Kein separater Video-Plattform-Login, keine Link-Verwechslung. Virtuelle und Präsenztermine sind in derselben Kalenderansicht sichtbar. Dokumentation nach der Konsultation, Rezepte und Rechnungsstellung folgen demselben Workflow wie Präsenzbesuche. Für Praxen, die Patienten in anderen Städten oder im Ausland betreuen, können Telemedizin-Slots für Nachsorgetermine, Ergebnisbesprechungen und Kontrolltermine bei chronischen Erkrankungen angeboten werden.

Vollständige Terminverwaltung

Von der ersten Buchung bis zur langfristigen Nachsorge bei chronischen Erkrankungen

Terminart-Konfiguration

Terminarten mit spezifischen Dauern, erforderlichen Ressourcen, Preisen und den Behandlern, die sie annehmen können, definieren. Erstberatungen, Folgebesuche, Gesundheitsuntersuchungen, Eingriffstermine und Kontrollen bei chronischen Erkrankungen erhalten jeweils ihre eigene Konfiguration — damit immer der richtige Slot für den richtigen Besuchstyp gebucht wird.

Wiedereinbestellungsprogramme für chronisch Kranke

Wiedereinbestellungsintervalle für chronische Erkrankungen festlegen — ein Patient mit Hypertonie kann automatisch für eine 3-Monats-Kontrolle eingeplant werden, ein Diabetespatient für seinen vierteljährlichen HbA1c-Check. Das System bucht den Termin, sendet die Erinnerung und kennzeichnet überfällige Wiedereinbestellungen, damit kein chronischer Patient zwischen den Besuchen verloren geht.

Terminanalysen

Belegungsrate, Nichterscheinensquote, Stornierungsrate, durchschnittliche Vorlaufzeit der Buchung und Nachfragesp itzen nach Behandler, Terminart und Tageszeit verfolgen. Identifizieren, welche Erinnerungskanäle für Ihre Patientenpopulation am besten funktionieren, und Planungsrichtlinien mit echten Daten statt Annahmen anpassen.

Sicherheit & Compliance

Branchenanerkennungen

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